Toon menu

CASES

CreditManager heeft ons veel meer opgebracht dan het ons gekost heeft

REFERENTIECASE WENSINK AUTOMOTIVE

Effectief creditmanagement bij Wensink Automotive door automatisering met Credit Tools

De autobranche is een sector waarin vaak grote bedragen omgaan. Niet alleen met de verkoop van (nieuwe) auto’s, maar ook onderhoud en reparatie. Gedegen credit (risk) management is daarom geen overbodige luxe.
Francis Arkes, financieel directeur bij Wensink Automotive B.V. en daarmee eindverantwoordelijkheid voor het financiële beleid van Wensink, waaronder ook het creditmanagement, vertelt over de opzet en resultaten van het creditmanagementbeleid en het gebruik van creditmanagement software van Credit Tools.

ACTIVITEITEN VAN WENSINK AUTOMOTIVE B.V.

Francis: “Wensink is opgericht in 1986 en één van de grotere spelers in de automotive branche. We zijn dealer voor de merken Ford en Mercedes. Voor Mercedes is het aanbod onderverdeeld in personenwagens, bestelwagens en trucks. We verkopen dus zowel aan bedrijven als aan particulieren. In totaal hebben we tussen Groningen en Limburg 30 vestigingen en leveren producten en diensten aan ruim 37.500 actieve klanten. In totaal hebben we 50.000 auto’s in onderhoud. Dit levert op jaarbasis een externe factuurstroom op van 250.000 facturen, waarvan 80.000 particulier en 170.000 zakelijk. Bij Wensink werken dagelijks ruim 700 mensen, waarvan de helft monteurs. Service (onderhoud) en reparatie zijn voor ons belangrijke activiteiten. Samen leverde dat in 2014 een omzet van 380 miljoen euro op.”

OPZET CREDITMANAGEMENT VOOR DE KOMST VAN CREDIT TOOLS?

Francis: “Voor de komst van Credit Tools werd het creditmanagement gedaan door een team van drie medewerkers, waarbij we gebruik maakten van een branchespecifiek ERP pakket (Autoline). Aanmaningen werden slechts één keer per maand verstuurd (tot wel 2500 aanmaningen per keer), die stuk voor stuk bekeken moesten worden. Het resultaat van deze arbeidsintensieve manier van werken was dat de telefoon van de debiteurenafdeling de eerstvolgende anderhalve week roodgloeiend stond. Dat proces herhaalde zich iedere maand. Als een klant een klacht had, dan konden we dat niet goed in ons DealerManagementSysteem Autoline vastleggen, laat staan automatisch uitzetten in de organisatie en monitoren. Met het vastleggen van betalingsafspraken of betalingstoezeggingen hadden we soortgelijke problemen. Toen Ford in 2010 aan onze activiteiten toegevoegd werd, was het duidelijk dat de eisen die we aan creditmanagement stelden niet meer op de oude manier gedaan kon worden. We zijn toen op zoek gegaan naar een oplossing om het creditmanagement en onze cashflow beter beheersbaar te krijgen.”

WAAROM HEBBEN JULLIE VOOR CREDIT TOOLS GEKOZEN?

Francis: “We moesten in 2012 snel schakelen en kwamen via een interne relatie in contact met Credit Tools. Wat me nog helder voor de geest staat, is dat we direct een goede klik hadden. Ik was vrijwel onmiddellijk enthousiast over de software, maar ik vond het ook belangrijk dat het creditmanagement team zich er ook in kon vinden. Credit Tools heeft toen voor ons creditmanagement team een aparte presentatie gegeven en die viel in goede aarde. In het begin was er nog wel enige argwaan over de eventuele gevolgen die de software voor werkmethoden en -processen zou kunnen hebben, maar Credit Tools heeft uitgebreid de tijd genomen om het project goed toe te lichten. Dit heeft de adoptie van het pakket en de noodzaak om anders te werken positief beïnvloed. Wat ik verder waardeer is dat Credit Tools probeert mee te denken met onze behoeften en dat vertaalt naar productontwikkeling.”

WAT IS ER VERANDERD SINDS JULLIE MET CREDIT TOOLS WERKEN?

Francis:” Vanaf het moment dat we met Credit Tools gingen werken kregen we (weer) grip op de klantenportefeuille. Een klant wordt nu herinnerd op het moment dat een factuur vervallen is en niet twee weken later. Het aanmaningsproces is volledig in workflows vastgelegd, waardoor onze klanten weten dat we er bovenop zitten. Credit Tools heeft er tevens voor gezorgd, dat we moesten nadenken over onze processen. Door deze uit te schrijven, weet iedereen in het creditmanagement team waar men aan toe is en wat er van hen verwacht wordt. Je zou kunnen zeggen, dat we dankzij Credit Tools een grote professionaliseringsslag hebben kunnen maken. Betalingsafspraken, betalingsregelingen en klachten kunnen we nu in de software vastleggen, in de organisatie uitzetten en opvolgen. We weten nu op ieder moment exact waar we aan toe zijn. De workflow-functionaliteit geeft ons volledige controle.
Credit Tools is een integrale oplossing is, zodat ik in één oogopslag alle relevante informatie in beeld heb, zoals openstaande facturen, omzetten, klachten en kredietlimieten. Het is ook allemaal ‘klikbaar’, zodat ik desgewenst op details kan inzoomen. Als laatste hebben we dankzij Credit Tools ook het agendabeheer ingericht, zodat bijvoorbeeld een belactie op een vervallen post nooit ouder dan 14 dagen kan zijn. Dit alles zou met ons (huidige) ERP pakket nooit gelukt zijn.”

HOE IS HET CREDITMANAGEMENT BIJ WENSINK OPGEZET?

Francis: “We maken bij het creditmanagement een onderscheid naar salesdebiteuren en after-salesdebiteuren. De salesdebiteuren worden qua opvolging niet door het creditmanagement team beheerd, maar door sales. We hebben hier bewust voor gekozen, mede vanwege de persoonlijke relatie van onze verkopers met de klant. Verkopers zijn daarom verantwoordelijk voor de (correcte) facturatie aan de klant. Creditmanagement ondersteunt verkoop, door iedere ochtend een overzicht te sturen van de openstaande facturen van hun klanten. Indien noodzakelijk verleent creditmanagement extra diensten, maar wel op aangeven van de verkoper. After sales (onderhoud, reparatie, service) wordt wel rechtstreeks door het creditmanagement team afgehandeld. Alle drie de medewerkers van het creditmanagement team hebben een eigen portefeuille, die zij volledig binnen Credit Tools beheren. Dat is ook prettig voor de klant, omdat hij of zij dan een vaste contactpersoon heeft. We maken gebruik van diverse aanmaanprofielen, bijvoorbeeld “particulieren”. Binnen de profielen kunnen we verder differentiëren op milde, standaard en strenge behandeling, afhankelijk van het betalingsgedrag en/of risicoprofiel. Sinds kort hebben we versie 3.1 in gebruik, waardoor we nu ook in staat zijn om een live koppeling met Graydon te maken. Hierdoor hebben we continu zicht op de betalings- en kredietrisico’s van onze klanten. Op deze manier kunnen we ons creditmanagement strak en tegelijkertijd dynamisch aansturen.”

WAT BETEKENT DE LIVE KOPPELING MET GRAYDON VOOR JULLIE WERKZAAMHEDEN?

Francis: “Door de live koppeling met Graydon hebben we nu goed zicht op het betaalgedrag en de PD rating (probability of default) van onze klanten. Het gebruik van ‘credit flags’ (geel, groen, rood) geeft overzichtelijk de actuele risicostatus van een klant aan. Ook kan ik eenvoudig binnen Credit Tools kredietwaardigheidsrapporten opvragen. Verder heb ik nu een overzicht van de (externe) kredietlimiet van een klant, die wordt getoetst aan onze eigen interne kredietlimiet. Het mooie van de koppeling met Graydon is, dat we het (externe) betalingsgedrag van zakelijke klanten kunnen vergelijken met ons onze eigen betalingservaringen. Zo hadden we een situatie waarin een klant volgens Graydon goed betalingsgedrag liet zien, terwijl deze klant ons vrij slecht betaalde. Daarover zijn we met de klant in gesprek gegaan en zo tot een verbetering van het betalingsgedrag gekomen.”

MAKEN JULLIE OOK GEBRUIK VAN DE KLACHTENFUNCTIONALITEIT BINNEN CREDIT TOOLS?

Francis:”Klanttevredenheid staat bij ons hoog in het vaandel. We worden gemeten op klanttevredenheid, zowel vanuit onszelf als door de importeurs. Het goed omgaan met klachten is dus belangrijk. Voor klachten met betrekking tot facturen wordt Credit Tools ingezet. Een klacht kan via Credit Tools eenvoudig geregistreerd worden en wordt vervolgens in de workflow geplaatst. Een klacht moet in principe binnen 7 dagen opgelost zijn. Als dat niet het geval is, wordt een klacht automatisch doorgezet in de organisatie. Via de web-based versie van Credit Tools hebben collega’s van andere afdelingen via de viewer ook toegang tot de software, zodat zij direct de actuele status van een klant c.q. klacht kunnen bekijken.“

HOE BELANGRIJK IS CASHFLOWPROGNOSE VOOR JULLIE?

Francis: “Een goede cashflowprognose is zeer belangrijk voor ons. Ik wil gewoon op elk moment weten wat mijn cashflowprognose is. Als wij (ingekochte) auto’s vandaag gaan betalen, dan krijgen wij daar overzichten van. Maar dan wil ik ook weten wat de afleverdatum is, zodat ik er rekening mee kan houden dat de betaling (door de klant) de dag voor aflevering bij ons binnenkomt. Door goed zicht te hebben op het logistieke en financiële proces, kunnen we een optimum vinden tussen de betaling (aan de importeur) en aflevering bij de klant. Zodoende kan ik dat ook weer afstemmen op onze betalingen van salarissen, huur, BTW, leveranciers, etc.”

WAT HEEFT HET GEBRUIK VAN CREDIT TOOLS (TOT NU TOE) OPGELEVERD?

Francis: “Credit Tools heeft ons veel meer opgebracht dan het gekost heeft. Om je een idee te geven. Het percentage afschrijvingen is gedaald van ongeveer twee procent naar nagenoeg nihil. De debiteurenpositie (het percentage openstaand) is van 2012 met gemiddeld 45 procent afgenomen bij een gelijkblijvende omzet. De DSO is naar 30 dagen gezakt, wat we uiteraard ook terugzien in onze ouderdomsoverzichten. Verder zijn de voorzieningen op debiteuren (posten van 90 dagen en ouder) het afgelopen jaar gehalveerd bij dezelfde uitgangspunten. Dit alles heeft uiteraard een grote impact gehad op de verbetering van de liquiditeitspositie en de vermindering van de kosten van krediet, in het bijzonder de rentekosten. Verder heeft het gebruik van Credit Tools er ook toe geleid, dat mijn medewerkers meer inzicht in hun eigen handelen hebben en resultaten beter kunnen sturen.“

WAT IS JOUW KIJK OP DE TOEKOMSTIGE ONTWIKKELING VAN CREDITMANAGEMENT BINNEN WENSINK?

Francis (grijnst): ”Idealiter wil ik in de toekomst helemaal geen creditmanagement meer nodig hebben! Maar voor nu zou ik graag willen dat we meer proactief gaan werken, zodat we voor alle vestigingen op een voordelige wijze in een vroegtijdig stadium kunnen vaststellen of een (nieuwe) klant al dan niet kredietwaardig is. Verder zou ik ook (binnen Credit Tools) het incassoproces nauwkeuriger willen kunnen volgen, zodat we beter inzicht krijgen in kosten en resultaten. Deze ervaringen zouden we vervolgens in de aanmaanprofielen kunnen verwerken, zodat we ons creditmanagement nog verder kunnen optimaliseren.“